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報告書の書き方
報告書の書き方については、どんな点に気をつければよいのでしょうか？
報告書は、業務の結果を上司に文書で報告するためのものです。直属の上司だけでなくトップクラスまで報告される場合、業務について記録や保存が必要な場合、会議の出席者など多数の人に対して報告する場合などに、口頭ではなく文書で報告する必要があるため、報告書が作成されます。
報告書は多くの人の読まれる可能性があるため、読み手によって異なった解釈がされるようではいけません。あいまいな表現、誤解を招くような表現を避ける必要があります。また、大量の報告書を読む立場にある上司に誤解なく報告を行うには、簡潔でわかりやすい報告書にしましょう。ダラダラとした文章ではなく、読みやすい文体で簡潔な文章を書き、項目ごとに小見出しをつけたり、箇条書きにするなどの工夫もするとよいでしょう。
また、報告書に間違いがあると、大きな損失を招く可能性もあります。特に社外文書に間違いがあれば、会社全体の損失になることもありますので、誤字・脱字がないか、金額や数字は正確かなど十分な注意を払う必要があります。
報告書を書く機会は多いものです。報告書の読み手を意識して、誤解を招かず、分かりやすい報告書を書くためのポイントに気を付けた報告書の書き方を身につけたいものです。
簡潔で正確な報告書を書くには、次のような点に気をつけましょう。
- 報告書のテーマと目的と報告書の提出相手を考え、報告すべき内容を確認する。
- ５Ｗ２Ｈを押さえた簡潔で分かりやすい文章を書く。
- 箇条書きや項目ごとの小見出しを用い、要点をわかりやすく記述する。
- 金額や数字を正確に記載し、データ（写真、図表など）や引用文は添付書類とし、その出所を明記します。
- 報告書が長くなる場合は、初めに要約文をつけます。